A pandemia do coronavírus SARS-CoV-2 (COVID-19) em 2020 fez muita gente, no mundo todo, exercer o home office, isto é, trabalhar a partir de casa em um escritório que já existia ali ou improvisando um. O problema é que, nessas circunstâncias, é muito difícil separar trabalho das atividades domésticas.
Eu, Tiago Oliveira, intercalo muito entre Escritório e Home Office desde 2010. Portanto, sei o quão desafiador é manter o foco e a rotina profissional trabalhando em Casa. Pensando nisso, buscamos algumas dicas e encontramos um material muito bacana no site da Infowester que compartilharemos aqui em nosso blog.
São dicas simples e que podem ser implementadas com pouco esforço. O objetivo aqui é passar orientações iniciais que vão te ajudar a manter o foco e organizar um home office que funcione para você.
Não é necessário seguir todas as dicas. Ponha em prática apenas aquelas que se encaixam no seu contexto de vida e, se necessário, adapte algumas delas. O importante é começar e se familiarizar com o conceito. Com o tempo, você pega o jeito. Vamos lá?
1. Estabeleça um horário para começar
A não ser que você tenha uma agenda profissional muito flexível, tenha um horário fixo para começar a trabalhar e respeite-o, tanto quanto possível. Assim, você criará um hábito diário. É muito mais fácil iniciar uma atividade quando o seu cérebro está habituado a ela.
No mesmo sentindo, é importante estabelecer horários de pausa (para almoço ou um café da tarde, por exemplo). Se você tiver um horário para começar, mas fizer várias interrupções não programadas no decorrer do dia, terá impressão de que as horas passam e seu trabalho não rende.
2. Tenha uma mesa fixa para trabalhar
Você tem um notebook, por isso, pode trabalhar deitado na cama ou acomodado no seu sofá fofinho, certo? De vez em quando, tudo bem. Mas, acredite, esses lugares são péssimos para uma rotina profissional. Você logo sentirá sonolência e poderá ter dores pelo corpo (principalmente nas costas) por causa da postura.
Também evite a mesa da cozinha ou da sala de jantar. Se possível, tenha uma mesa exclusiva para trabalho. Se você não puder ter um escritório dentro de casa, vale até montar essa mesa no quarto ou em uma área tranquila da casa. O importante é que esse canto seja usado só para o home office.
Além de trazer mais conveniência e ergonomia, uma mesa fixa deixará seus materiais de trabalho mais acessíveis e te ajudará a se esquivar de distrações.
3. Deixe claro que você está trabalhando
As pessoas que moram com você, especialmente crianças, podem ter dificuldades para entender que, apesar de estar em casa, você está trabalhando. Por isso, converse com elas para deixar claro quando você não deve ser interrompido. Vale a pena até pendurar um aviso com dizeres como “Não interrompa” ou “”Não entre” na porta.
4. Cuidado com a postura
De nada adianta ter uma mesa de trabalho se você não se sentar corretamente diante dela. É importante manter uma postura adequada para você não sofrer dores nas costas ou lesões no pescoço, por exemplo.
Uma postura inadequada também pode fazer você se cansar. Nos meus primeiros anos de home office, sentia cansaço facilmente porque deixava cabeça e ombros muito projetados para frente diante do computador, o que atrapalhava a minha respiração sem eu perceber. Bastou eliminar esse hábito para o problema ser resolvido.
Para ajudar com isso, é importante comprar uma cadeira própria para escritório. Se você não tiver uma, pesquise por opções focadas em ergonomia.
5. Considere comprar um monitor de vídeo
Ok, você tem um notebook com tela full HD ou tecnologia Retina, no caso dos MacBooks. Mesmo assim, é uma boa ideia usá-lo com um bom monitor de vídeo. Um equipamento do tipo, por ser maior, pode proporcionar mais conforto visual e permitir que mais informações sejam exibidas na tela ao mesmo tempo.
Além disso, a tela do laptop exige que você fique olhando para baixo por muito tempo. O ideal é que a tela permaneça na altura dos seus olhos. É mais fácil e prático fazer esse tipo de ajuste com um monitor.
6. Compre um bom computador e equipamentos decentes
Usar um computador que fica “pensando” demais para processar suas tarefas vai não só atrapalhar a sua produtividade, como te deixar profundamente irritado. Mesmo que o orçamento fique apertado, convém optar por desktops ou notebooks com um bom processador, mínimo (veja bem, mínimo) de 4 GB de RAM e SSD.
De modo geral, avalie os equipamentos que você precisa (smartphones, impressoras, câmeras, webcam, roteadores, entre outros) e pesquise para descobrir quais vão te entregar a melhor experiência.
Eu, por exemplo, uso o kit de teclado e mouse Logitech MK540. Além de ser do tipo sem fio, o teclado desse kit tem uma área para apoio dos punhos que ajuda a diminuir o risco de lesão por esforço repetitivo (LER).
7. Não trabalhe de pijama
Você não precisa colocar uma roupa social para trabalhar de casa, mas não é uma boa ideia ficar de pijama o inteiro. Separar uma roupa específica para o home office vai ajudar a sua mente a entender que aquele é um momento de trabalho, não de descanso ou relaxamento.
Faça o teste. É bastante provável que, ao colocar uma roupa para trabalho, você comece a ficar mais compenetrado em suas atividades. É como se você tivesse girado uma chavinha para ligar o “modo profissional” do seu cérebro.
8. Use música para se concentrar
Às vezes é difícil se concentrar, mesmo quando você desativa notificações do celular ou fica longe das redes sociais, não é? Mas existe um truque que funciona muito bem comigo: música.
Mas não é qualquer música. Eu opto pelas instrumentais porque músicas cantadas têm o efeito contrário, ou seja, me deixam ainda mais desconcentrado. Escutar playlists de trilhas sonoras, jazz, piano, música clássica e afins em serviços como Spotify e YouTube fazem a minha mente divagar menos e, quando me dou conta, o trabalho rendeu.
Experimente. Pode funcionar com você.
9. Desative as notificações do celular
Confesso que eu não gosto de telefone porque, sempre que ele toca, tenho que interromper o que estou fazendo. Muitas vezes a gente não percebe, mas as notificações do celular têm o mesmo efeito.
Desativar as notificações de e-mail, WhatsApp, SMS, redes sociais e afins vai permitir que a sua concentração dure mais tempo. Reserve horários para checar essas informações. Assim, você se manterá informado sobre tudo o que chega ao seu celular ou computador sem comprometer a sua produtividade.
10. Reserve alguns momentos para distrações
Se você ficar a todo instante acessando serviços como redes sociais, sites de notícias e WhatsApp, seu trabalho não vai render. Por outro lado, é bom se distrair um pouco. A dica, então, é unir o melhor dos dois mundos: reserve alguns horários do seu dia para olhar seu WhatsApp, Instagram, Twitter, etc.
Mas só alguns, não exagere na dose. Eu, por exemplo, deixa para acessar esses serviços antes de começar a trabalhar, durante o almoço e mais uma vez à tarde. Funciona? Funciona. Mas admito que às vezes é preciso algum esforço para uma olhadinha de 5 minutos não se transformar em uma de 50.
11. Atividades físicas ajudam muito
Talvez você não esperasse encontrar esse tipo de recomendação aqui, mas é a verdade. Seu corpo não foi feito para ficar parado. Além de todos os benefícios já conhecidos para a saúde, praticar atividade física vai ao menos amenizar o fato de você ficar muito tempo sentado diante do computador.
Vale caminhar, dançar, pedalar, correr, enfim, o importante é se mexer. A prática regular de exercícios vai ter efeitos benéficos sobre seu sono, postura, humor (até porque você se desconecta um pouco do trabalho) e, por conta de tudo isso, até seu sobre seu desempenho.
12. Alimente-se bem e beba água (sério)
Alimentar-se bem soa como uma dica óbvia, mas muita gente não a segue. É importante que você não comece a trabalhar sem fazer antes uma refeição decente, pois nem sempre a fome é sentida (principalmente quando você está sob estresse) — às vezes, ela se manifesta na forma de sono e irritabilidade, por exemplo.
É recomendável não pular nenhuma refeição, não comer rápido demais e preferir frutas ou lanches saudáveis em vez de salgadinhos e doces. Eu sei que você já sabe disso, mas reforço o recado pela experiência: uma alimentação decente faz muita diferença.
Beber água regularmente também. Na correria do dia a dia, a gente acaba se esquecendo disso. Deixar uma garrafa com água na mesa funciona como um ótimo lembrete.
13. Use agenda e lista de tarefas
Mesmo que as suas tarefas não sejam muito numerosas, marque-as em uma agenda, se houver prazos ou datas para elas. Também vale criar listas de tarefas. Há duas razões principais para isso: evitar que algo importante passe batido; quando você anota ou marca uma atividade, fica mais fácil se comprometer com ela.
Você pode usar vários aplicativos ou serviços online para esse fim. Eis algumas sugestões:
- Google Agenda;
- Google Keep (notas);
- Evernote (notas);
- Microsoft To Do (lista de tarefas);
- Microsoft OneNote (notas);
- Zoho Calendar (agenda);
- Trello (cartões para tarefas);
- Todoist (lista de tarefas).
É claro que você também pode anotar seus compromissos e tarefas em agendas de papel — não há nada de errado em ser menos “tecnológico”. Eu mesmo costumo anotar as minhas atividades da semana em um caderno. Escrever à mão é, para mim, um ótimo jeito de reforçar que aquele trabalho tem que ser feito nos próximos dias.
14. Organização evita estresse
Determinadas tarefas vão te tirar do sério. Nessas horas, ter uma mesa desorganizada tende a deixar a situação pior, afinal, você pode ter a sensação de que está perdendo o controle ou se irritar ainda mais por conta da dificuldade de encontrar determinado objeto no meio da bagunça (como um documento).
Outro efeito da falta de organização é a procrastinação. Por isso, crie o hábito de organizar a sua mesa ou escritório regularmente. Você pode até usar esse momento para desligar um pouco a mente do trabalho.
Ah, essa mesma dica vale para a área de trabalho do seu computador ou para esse monte de abas abertas aí no seu navegador (sério, feche as menos importantes ou guarde-as para depois).
15. Iluminação e limpeza são importantes
Um ambiente com iluminação reduzida ou luz alaranjada é ótimo. Para relaxar. Para o trabalho, abra as janelas, deixe a luz natural entrar. Ou, então, use lâmpadas com luz fria (branca). Do contrário, você poderá sentir sonolência com mais facilidade.
Limpar regularmente o local de trabalho também contribui para o seu home office, simplesmente porque, além da importância óbvia da higiene, você se sente mais confortável em um ambiente que não tem poeira nos móveis, sujeira no chão, manchas de gordura no teclado ou mouse e por aí vai.
Eu costumo fazer limpezas completas durante o fim de semana e um pouco mais simples após o expediente diário. Graças a isso, começo o meu trabalho no dia seguinte com tudo sempre limpo.
16. Tenha um plano B se faltar energia ou internet
Olha, cedo ou tarde vai acontecer de você ficar sem energia elétrica ou internet fixa na sua casa, por isso, é bom se precaver. Para isso, tenho três sugestões:
- Usa um desktop? Deixe-o ligado em um nobreak, pelo menos para que você tenha tempo de salvar o seu trabalho e desligar o computador com segurança (normalmente, o nobreak só “aguenta” o PC por alguns minutos);
- Se você usa notebook, habitue-se a deixá-lo ligado à tomada no home office. Assim, se faltar energia, a bateria do equipamento vai estar cheia e garantirá algumas horas de uso;
- Tenha um plano móvel de internet com alguns gigabytes de franquia para que você possa usar seu celular como “modem reserva” enquanto a sua conexão fixa estiver com problemas.
Essas três dicas já me salvaram de várias enrascadas (como quando um vizinho deixou a rua às escuras ao usar um poste como freio para o seu carro).
17. Divida tarefas grandes em pequenas
A tarefa é grande demais ou complexa? Divida-a em etapas. Cada vez que uma delas for cumprida, marque-a como tal. Assim, você conseguirá ter uma noção clara do seu progresso e sentirá menos pressão para concluir a atividade.
18. Use ferramentas adequadas de comunicação
Ferramentas de comunicação existem aos montes por aí, mas é importante escolher as opções mais adequadas para cada tipo de atividade. Por quê? Para facilitar o fluxo de trabalho, demonstrar profissionalismo e evitar “gambiarras” que, no fim das contas, só causam aborrecimentos.
Algumas sugestões para:
- trabalho remoto em equipe: serviços como Slack e Microsoft Teams são ótimas ferramentas de chat para grupos de trabalho médios ou grandes;
- reuniões online: recorra a serviços como Skype, Zoom e Google Meet. Todos suportam videoconferências com múltiplos usuários e oferecem recursos específicos para reuniões;
- atendimento a clientes: dependendo do seu ramo de atividade, esteja disponível em serviços como Facebook Messenger, Instagram Direct e WhatsApp. Com relação a este último, pode até valer a pena usar o WhatsApp Business, versão específica e gratuita da plataforma voltada a pequenos negócios.
19. Não se cobre demais por produtividade
É lógico que o seu trabalho precisa render, mas, se você se preocupar demais com isso, correrá o risco de aumentar a… improdutividade. É válido usar agendas, listas de tarefas, mapas mentais, planilhas e outras ferramentas de produtividade, no entanto, você poderá ter sensação de sobrecarga se gastar muito tempo preenchendo-as ou analisando-as.
Além disso, a preocupação excessiva com produtividade pode deixar a impressão de que você deveria estar fazendo mais, mesmo quando os seus resultados são satisfatórios. As consequências podem surgir na forma de irritabilidade, estresse, ansiedade e até depressão.
Por isso, seja gentil com você. Não se cobre em demasia. Tenha em mente que alguns dias serão menos produtivos que outros. É assim para todo mundo. Todo mundo.
20. Não fique muito tempo em casa
Para finalizar, uma dica que soa controversa, mas não é: saia de casa! Um dos problemas do home office é que você perde contato presencial com outras pessoas. Você é, por natureza, um ser sociável, razão pela qual poderá sentir angústia ou solidão se não interagir “cara a cara” com outros indivíduos.
Por isso, não perca a oportunidade de participar de eventos, ir ao parque, passear nos fins de semana, trabalhar de vez em quando em uma cafeteria com internet, tirar férias e viajar, fazer happy hour com colegas de profissão, realizar cursos presenciais e assim por diante.
A não ser que você esteja doente ou em situação de quarentena, por exemplo, faça o possível para evitar que o seu home office te isole do mundo.
Fonte: www.infowester.com